Nos dias atuais, a grande maioria das médias e pequenas empresas dispõem de e-mail corporativo para seus funcionários. Seja para formalizar uma negociação, avisar sobre uma possível alteração de reunião ou até mesmo informar toda a empresa sobre algo importante, o fato é que esses e-mails são fundamentais nosso cotidiano profissional.

Em paralelo a isso, algumas das gigantes de tecnologia possuem diversos aplicativos que facilitam as nossas vidas. No caso do Google, a empresa dispõe de uma coleção de serviços através do G Suite (versão paga) que permite termos um universo de produtividade e recursos que acabam agilizando o nosso tempo e trabalho.

O Google Meet, uma versão empresarial do Google Hangouts, permite que funcionários criem e agendem novas reuniões para se conectar com outros funcionários ou qualquer outra pessoa, de qualquer lugar do mundo, necessitando apenas de acesso à internet e um computador ou celular.

Entendendo a necessidade das pessoas se manterem conectadas e de se reunirem para tomadas de decisão, este tutorial detalhará como você pode usar o seu e-mail corporativo para fazer a correta utilização dessa ferramenta.

Antes de começar...


Aqui vai algumas dicas básicas para você se organizar para a sua reunião:

  • Não deixe para realizar os procedimentos deste artigo somente no momento da reunião. Se possível, teste um dia ou algumas horas antes da reunião;
  • Escolha um ambiente tranquilo e com o mínimo de barulho possível;
  • Opte por um bom fone de ouvido, preferencialmente original para garantir a qualidade do som e microfone;
  • Organize o ambiente em que você irá realizar a reunião, principalmente se você for ligar a sua câmera;
  • Deixe uma agenda ou papel com caneta sempre à sua disposição para fazer anotações importantes;
  • Verifique se haverá a necessidade de criar uma apresentação de slides para não perder o foco durante a transmissão;
  • O Google Meet suporta reuniões com até 250 pessoas.

Criar uma reunião no Google Meet


Supondo que você já tenha aberto a caixa de entrada do seu e-mail corporativo, clique no menu do Google Apps ao lado da marca da sua empresa ou do G Suite e procure pelo botão Google Meet:

Acessando o Google Meet
Acessando o Google Meet | Aplicativos do Gmail

Observe que uma nova janela foi aberta para a página do próprio Google Meet. Clique em Participar/iniciar uma reunião:

Participar/iniciar reunião no Google Meet
Participar/iniciar reunião no Google Meet


Na pequena janela que for exibida, você deverá dar um nome para a sua reunião. É importante que você não adicione qualquer pontuação, símbolo ou caractere especial nesse campo. Em seguida, clique em Continuar:

Nomeando a reunião no Google Meet
Nomeando a reunião no Google Meet


Talvez um aviso de permissão do microfone e câmera seja solicitado pelo seu navegador. Você deve permitir nesse primeiro momento:

Permitindo o uso do microfone e câmera
Permissão de uso do microfone e câmera

Na próxima tela, você pode desativar o seu microfone e câmera ou pode deixar apenas um deles habilitado. Você decide. Em seguida, clique em Participar:

Participar agora do Google Meet

Copie o link que será exibido na tela e envie para as pessoas que você quer convidar para a reunião:

Link do Google Meet

Agora é só aguardar as pessoas que você convidou, entrarem na reunião, habilitarem o microfone ou a câmera e participarem.

Agendar uma reunião no Google Meet


O Google Meet também é integrado ao Google Agenda. O processo é um pouco mais fácil, muda apenas a ferramenta em que se cria o link de acesso.

Na mesma página da caixa de entrada do seu e-mail, clique no menu do Google Apps e vá em Agenda:

Acessar o Google Agenda
Acessar o Google Agenda

Na página do Google Agenda, clique no botão Criar:

Criar evento no Google Agenda
Criar evento no Google Agenda

Agora, vamos clicar em Mais opções para expandir a tela e visualizar as opções de criação do evento:

Mais opções do Google Agenda
Mais opções do Google Agenda

Você verá uma tela com várias opções. A imagem a seguir contém as opções essenciais para agendar a sua reunião. Clique na ilustração para visualizar as informações:

Configurar evento do Google Agenda

Ao clicar em Salvar, a ferramenta irá perguntar se você deseja enviar um e-mail para todos os convidados do evento. É importante que você envie para que ele receba os detalhes do evento. incluindo o link para participar da reunião online:

Enviar e-mail do evento no Google Agenda
Enviar e-mail do evento no Google Agenda

Isso é tudo. Agora, basta todos acessarem o link no dia do evento e participarem da reunião.

Dispositivos móveis


Você consegue realizar esses passos usando o aplicativo do Google Meet e Google Agenda para realizar os mesmos passos descritos acima. Basta fazer o download dos apps:

Google Agenda: Android | iOS
Google Meet: Android | iOS

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